Ob man selbstständig ist oder im privaten Bereich diverse Hobbys hat: einen Überblick über zu erledigende Aufgaben zu behalten, kann wünschenswert und sinnvoll sein – schließlich will man wissen, wo am Ende der Woche die ganze Zeit geblieben ist.
Dringend oder wichtig?
Ich habe einige Computerprogramme ausprobiert, die beim Durchführen von Projekten hilfreich sind, sodass dringende Aufgaben schnell vom Tisch sind, wichtige Dinge aber ebenfalls zeitnah erledigt werden. Bevor ich diese Programme vorstelle, möchte ich aber noch anmerken, dass es mir nicht immer ganz leicht fällt, den Unterschied zwischen dringend und wichtig zu verstehen. Früher waren das für mich Synonyme, was aber falsch ist. Ganz gut erklärt wird das zum Beispiel auf folgenden Webseiten:
In meinen eigenen Worten: dringend ist alles, was bis zu einem bestimmten, oft sehr nahen Termin erledigt sein muss; wichtig ist etwas, das mir Vorteile bringt oder Nachteile erspart, meistens nicht sehr schnell gemacht werden muss, aber nicht aus dem Auge verloren werden sollte. Manchmal wird behauptet, in aller Regel seien dringende Sachen nicht wichtig und wichtige nicht dringend. Dem kann ich so nicht zustimmen. Beides kann durchaus zusammenfallen. Wichtig und dringend zugleich sind zum Beispiel Dinge, die Geld bringen und dabei auch in kurzer Zeit fertiggestellt werden müssen, und die sollte ich natürlich als allererstes abarbeiten. Was hingegen weder dringend noch besonders wichtig ist, kann ich bis auf unbestimmte Zeit zurückstellen und in manchen Fällen vielleicht sogar ganz vernachlässigen, sodass ich mich wichtigeren und/oder dringenderen Aufgaben widmen kann.
Getestete Programme
Nun aber zu den Programmen, die ich mir angeschaut und die ich ausprobiert habe:
Ich bespreche hier nur Desktop-Software für GNU/Linux, Windows und Mac, also keine SaaS– oder webbasierte Software. Außerdem behandele ich auch nur ein paar Programme, auf die ich gestoßen bin und die mich zumindest einigermaßen überzeugen konnten; diejenigen, welche mir nicht zusagten, stelle ich hier nicht vor.
Ferner geht es mir auch nur um Software für Einzelbenutzer, nicht für Teams, und auch Synchronisation ist für mich nicht interessant.
Der Anlass für diesen Artikel ist, dass das Zeiterfassungs-Programm Task Coach die Datei mit meinen Aufgaben nicht mehr öffnen konnte – vermutlich ein Fehler beim Beenden des Programms und automatischen Speichern der Daten in die entsprechende Datei.
Everdo
Everdo empfinde ich als übersichtlich und aufgeräumt, und die Benutzeroberfläche sieht nicht so altbacken aus wie manche andere Programme. Leider sind weder Zeiterfassung noch Kundenverwaltung inbegriffen.
Kosten
Everdo ist, mit gewissen Einschränkungen, kostenlos verwendbar, aber wenn man viele aktive Projekte hat, muss man die Vollversion kaufen. Diese kostet € 79,99 (Stand: Dezember 2022), das aber einmalig, auf Lebenszeit und bezogen nicht auf einen Arbeitsplatz, sondern auf eine Person, die das Programm auf allen ihren Geräten verwenden darf. Leider wird nur Zahlung per Kreditkarte angeboten. Ob auch PayPal möglich ist, habe ich nicht angefragt.
Vorteile
- Das Programm ist übersichtlich (wie oben schon erwähnt) und bietet eine leichte Bedienbarkeit.
- Die Schrift der grafischen Benutzeroberfläche ist zwar recht gut lesbar, aber sehr klein. Die Oberfläche lässt sich jedoch skalieren, was auch die Schrift vergrößert.
- Zusätzlich zu den Projekten und den dazugehörigen Aufgaben bietet die Software auch noch Schlagworte und die Möglichkeit, Notizen anzulegen.
Nachteile
- Leider vermisse ich eine Zeiterfassung, das heißt ich kann die Zeit nicht abstoppen, wenn ich an einem Projekt arbeiten will. Dies ist für mich ein echtes Manko.
- Projekte lassen sich nicht in Unterprojekte verzweigen, und die »Tags«, also Schlagworte, sind in dieser Hinsicht auch nicht so das Gelbe vom Ei.
- Die Benutzeroberfläche ist nur in Englisch verfügbar, eine Umstellung auf Deutsch ist also nicht möglich.
- Wenn man die Software erwerben möchte, ist dies nur per Kreditkarte möglich. PayPal oder andere Zahlungsmethoden werden nicht angeboten.
- Keine Schriftart einstellbar.
Fazit
Schön gestaltetes Programm, nur leider ohne Zeiterfassung, die für mich essenziell wichtig ist.
Fanurio
Fanurio bietet ein umfassendes Projektmanagement mit Kategorisierung, Aufgaben, Zeiterfassung und Rechnungsstellung. Es können sowohl Kunden als auch Produkte oder Dienstleistungen angelegt werden.
Kosten
Fanurio ist kostenpflichtig. Der Preis liegt bei $ 59 für einen Einzelbenutzer (Stand: Dezember 2022). Es handelt sich nicht um ein Abo-Modell, aber wenn man Updates und Support erhalten möchte, muss man nach Ablauf eines Jahres erneut bezahlen, allerdings einen reduzierten Betrag von $ 29. Man wird jedoch nicht »gezwungen«, sondern kann unbegrenzt mit der einmal gekauften Version weiterarbeiten. Das Programm darf vom Lizenznehmer auf unbegrenzt vielen eigenen Computern betrieben werden.
Doch Vorsicht: Beim Kauf einer Lizenz wurde mir die Subskriptionsverlängerung sozusagen »untergeschoben«, und ich musste sie im Kundenbereich des Zahlungsdienstleisters deaktivieren.
Arbeitet man im Team oder an verschiedenen Arbeitspätzen und will die Einträge synchron halten, kann man eine Server-Lizenz erwerben.
Es ist möglich, vor einem eventuellen Lizenzkauf das Programm mit vollem Funktionsumfang für 15 Tage zu testen.
Vorteile
- Das Programm ist leicht verständlich, intuitiv bedienbar und aufgeräumt.
- Die Projektverwaltung ist als Baumstruktur gestaltet, kann aber auch auf Tabellenansicht umgeschaltet werden.
- Die Aufgabenverwaltung liegt in einer übersichtlichen Tabellenform vor.
- Fanurio bietet die Möglichkeit, Artikel (Produkte oder Dienstleistungen) und Preise anzulegen.
- Es lassen sich Rechnungen erstellen.
- Zeiterfassung ist möglich.
- Man kann eine geschätzte Zeit eingeben.
- Die Zeiterfassung in Verbund mit der geschätzten Zeit ermöglicht eine gute Kontrolle, ob man mit dem Aufwand im geplanten oder vertretbaren Rahmen liegt oder nicht. So ist eine bessere Preiskalkulation für die Zukunft möglich.
Nachteile
- Leider lässt sich für die Benutzeroberfläche keine andere Schrift einstellen, auch wenn die voreingestellte gut lesbar ist.
- Es ist nicht möglich, Unter-Aufgaben (subtasks) zu erstellen.
- Das Programm ist stark kundenbetont; Projekte ohne Kundenbezug sind nicht vorgesehen; natürlich kann man auch sich selbst als einen »Kunden« anlegen oder einfach eine beliebige Bezeichnung angeben.
- Die Abrechnungsfähigkeit einzustellen, finde ich nicht intuitiv. Ich weiß auch nicht, wie man Artikel aus der Artikelliste in Projekte übernimmt.
- Beim Kauf einer Lizenz wird direkt eine Subskriptionsverlängerung mitverkauft, und man muss sie deaktivieren, wenn man sie nicht wünscht. Das finde ich ein bisschen unseriös.
Fazit
Fanurio bietet alles in einem: Projektplanung, Zeiterfassung und Rechnungsstellung. Damit eignet es sich sehr gut für Selbstständige. Aber auch für den privaten Bereich ist es geeignet, denn man kann ja Kundenverwaltung und Abrechnungen einfach weglassen. Die Einstellung der Abrechnungsfähigkeit, insbesondere im Zusammenhang mit der Artikelliste, finde ich viel zu wenig intuitiv.
imdone
Bei imdone handelt es sich um eine Projektplanungs-Software nach dem Kanban-Modell: es werden Kärtchen auf einer Tafel von links nach rechts verschoben, je nach Fortschritt des entsprechenden Projektes bis zum Abschluss.
Was imdone nicht bietet, ist eine Zeiterfassung; es geht also nur darum, einen Überblick über den Fortschritt von Projekten zu behalten.
Kosten
Auch imdone ist kostenpflichtig, der Preis beträgt $ 25 als Einmalzahlung (Stand: Dezember 2022), und man darf es auf bis zu drei Computern verwenden.
Vorteile
- Die Texte der Kärtchen lassen sich in der einfachen Markdown-Syntax schreiben.
- Der Stand der Projekte ist durch die Kanban-Methode visuell sehr leicht erfassbar.
- Sehr schlankes, einfach zu bedienendes Programm.
Nachteile
- Keine Zeiterfassung. Wie lange man für Aufgaben braucht, bleibt also im Dunkeln.
- Eine Kundenverwaltung ist nicht möglich, aber dafür ist das Programm auch nicht vorgesehen.
Fazit
Ich finde imdone sehr übersichtlich und sehr einfach zu bedienen. Zeiterfassung und Kundenverwaltung sind allerdings nicht möglich.
Task Coach
Task Coach ist in der Skriptsprache Python programmiert und damit träger als Programme, die in Compilersprachen programmiert wurden. Es bietet einen gut durchdachten Funktionsumfang, und es lassen sich Projektzeiten erfassen.
Kosten
Task Coach ist lizenzkostenfreie, quelloffene Software.
Vorteile
- Vielfältige Konfigurationsmöglichkeiten.
- Einfach zu bedienen und übersichtlich.
- Zeiterfassung.
- Kategorien, Aufgaben und Unteraufgaben.
- Priorität von Aufgaben einstellbar.
Nachteile
- Task Coach wird gelegentlich nicht korrekt beendet, und beim nächsten Programmstart kann die Datei mit den Eintragungen nicht geöffnet werden. Ärgerlich, wenn man dann keine aktuelle Datensicherung hat. Leider erstellt Task Coach auch nicht automatisch Sicherungen, zum Beispiel unter anderem Namen oder in einem speziellen Verzeichnis.
Lösung: Ich hatte eine mehrere Monate alte Sicherungsdatei, kopierte diese in das Verzeichnis, in welchem Task Coach nach meinen Vorgaben die Aufgaben-Datei (*.tsk) speichert, benannte die Datei, die sich nicht öffnen ließ, um, und die Sicherungsdatei bekam den normalen Dateinamen. Nachdem ich letztere geöffnet hatte, ließ sich auch die neuere Datei wieder öffnen, sodass ich die Sicherungsdatei wieder entfernen und die aktuelle Datei wieder in den normalen Namen umbenennen konnte. - Hat man sehr viele Einträge, startet Task Coach oftmals sehr langsam, und das Beenden geht ebenso langsam vonstatten.
- Keine Kundenverwaltung.
- Keine Rechnungsstellung.
Fazit
Task Coach wäre ein fast perfektes Projektplanungsprogramm, wenn es stabiler und schneller liefe. Kundenverwaltung und Rechnungsstellung bietet es allerdings nicht.
TaskUnifier
TaskUnifier war in der Anfangszeit noch ein wenig fehlerbehaftet, wurde aber ständig weiterentwickelt und ist heute ein sehr ausgereiftes und leicht bedienbares Programm zur Projektverwaltung und Zeiterfassung.
Doch leider ist die Entwicklung gegen Ende 2022 eingestellt worden. Neben der Version zum Installieren auf dem PC gibt es noch eine Cloud-Version, und diese soll nach dem 30. Juni 2023 abgestellt werden. Es wird empfohlen, sich beizeiten nach einem anderen Anbieter umzusehen.
Vorteile
- Sehr vielfältig konfigurierbar.
- Kategorien (Contexts), Projekte (Folders), Dringlichkeit (Priority) und Wichtigkeit (Importance).
- Filtermöglichkeiten und vieles mehr.
- Automatische Datensicherungen einstellbar.
- Übersichtliche, sortierbare Tabellendarstellung.
Nachteile
- Nur in englischer Sprache verfügbar.
- Schrift nicht einstellbar.
- Die Weiterentwicklung wurde Ende 2022 eingestellt.
Fazit
TaskUnifier finde ich sehr intuitiv bedienbar und übersichtlich, und es bietet im Gegensatz zu manchen ähnlichen Programmen eine Zeiterfassung. Schade, dass dieses Programm nicht mehr weiterentwickelt wird. Momentan kann man es nach wie vor noch herunterladen (Stand: Dezember 2022).
Die Qual der Wahl
Welches dieser Programme sollte man denn nun für die Projekverwaltung und Arbeitszeiterfassung benutzen? Nun, ich persönlich verwende in erster Linie TaskUnifier und zusätzlich imdone. Wenn man jedoch Kunden verwalten und Rechnungen erstellen muss, kommt vielleicht eher Fanurio in Frage. Andererseits kann man für die Fakturierung auch Fakturama verwenden, unabhängig von einem Projektplanungsprogramm.