Ich habe eine Rezensions-Lizenz der Buchhaltungs-Software lexoffice erhalten.
Diese Anwendung gibt es in drei Versionen, die verschiedene Bedürfnisse erfüllen. Sie lässt sich per Webbrowser bedienen und ist damit betriebssystem-unabhängig. Je nach Version kann man Angebote und Rechnungen schreiben, das Bankkonto anbinden, EÜR oder GUV erstellen und weitere Aufgaben rund um die Buchhaltung erledigen.
Was ist lexoffice?
Bei lexoffice handelt es sich um eine Buchhaltungs-Software, die sich per Webbrowser bedienen lässt und damit betriebssystem-unabhängig ist. Sie wird von Haufe-Lexware GmbH & Co. KG als SaaS (Software as a Service) angeboten. Wer die Software noch nicht kennt, kann sich auf der Website www.lexoffice.de registrieren und einen Testzugang erhalten, der für 30 Tage gilt; so hat man Zeit genug, sich mit der Software anzufreunden und sie auf Herz und Nieren zu prüfen. Ein so langer Testzeitraum ist begrüßenswert, da man sich ohne Zeitdruck einarbeiten kann.
Ich beziehe mich in dieser Rezension auf das größte buchbare Paket Buchhaltung & Berichte.
Wer Software übrigens lieber als lokale Anwendung auf dem eigenen Windows-PC installiert, findet entsprechende Informationen auf der Lexware-Website.
Gesamteindruck
Ich hatte von Anfang an einen positiven Eindruck. Alles ist klar gestaltet, übersichtlich angeordnet und leicht zu bedienen. Auch Personen, die sich gerade selbstständig gemacht haben und sich in die Buchhaltung erst noch einarbeiten müssen, sollten sehr gut mit lexoffice zurecht kommen.
Preise
Es gibt lexoffice in verschiedenen Versionen:
- lexoffice Buchhaltung & Berichte: 14,90 €
- lexoffice Buchhaltung & Finanzen: 11,90 €
- lexoffice Rechnung & Finanzen: 6,90 €
Alle Preise gelten pro Monat zzgl. MwSt. Sie beinhalten Hosting, Datensicherung, Updates und Support – somit entstehen als keine Extrakosten. Das Abonnement ist monatlich kündbar.
Beim Kauf von lexoffice ohne vorherige Testphase bekommt man laut Anbieter 15 % Rabatt auf die ersten 12 Monate. Dieses Angebot ist zeitlich begrenzt bis 31. Januar 2018, wie man der Website entnehmen kann.
Neben den oben genannten Paketen gibt es noch amzFLOW. Dabei handelt es sich um eine Amazon-Schnittstelle, bestehend aus lexoffice und der Shop-Software VersaCommerce; dies hat den Zweck, den Amazon-Workflow zu automatisieren. Dies ist allerdings nicht Gegenstand dieses Blogartikels.
Die passende Version
Welches der drei Pakete eignet sich nun für wen? In allen drei Versionen sind die folgenden Dinge enthalten:
- nutzbar für 1 Gewerbe / Firma
- Zugriff für einen Benutzer/Mitarbeiter
- Zugriff für Steuerberater möglich
- Angebote & Rechnungen schreiben
- Online-Banking mit Zahlungsabgleich
- Mobil arbeiten auf Smartphone & Tablet
Außerdem kann man diverse Erweiterungen hinzubuchen, wie zum Beispiel Zeiterfassung, Shop-Anbindung, PayPal-Anbindung, Reisekostenabrechnung und andere.
lexoffice Rechnung & Finanzen
Diese Version eignet sich für die Erstellung von Angeboten und Rechnungen. Sie ist geeignet für Freiberufler, Gründer, Selbstständige und Kleinunternehmer. Sie unterstützt einen aber nicht bei der Steuererklärung. Der Zugriff ist nur für einen Benutzer möglich.
lexoffice Buchhaltung & Finanzen
Mit dieser Version bekommt man noch folgende Zusätze:
- Kassenbuch & Offene Posten
- Umsatzsteuer-Voranmeldung elstern
- Zusammenfassende Meldung elstern
lexoffice Buchhaltung & Berichte
Dies ist die umfangreichste Version. Hier sind im Vergleich zum kleinsten Version die folgenden Zusätze enthalten:
- Kassenbuch & Offene Posten
- Umsatzsteuer-Voranmeldung elstern
- Zusammenfassende Meldung elstern
- Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GuV)
- Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR)
- Abschreibungen (Anlagegüter verwalten)
Bedienung
Das Dashboard
Nach dem Einloggen erscheint am oberen Fensterrand eine blaue Leiste mit einem Starthilfe-Tipp. Diese Leiste lässt sich ausblenden und wird dann bei weiteren Logins nicht mehr angezeigt.
Der Bereich, in dem man sich zunächst nach dem Login befindet, ist das Dashboard, also eine Art Steuerpult, das die wichtigsten Dinge bereithält. Neue Anwenderinnen und Anwender werden zunächst sozusagen an die Hand genommen und dazu angehalten, die notwendigsten Eingaben zu machen.
Später können noch Details hinzugefügt werden, indem man rechts oben das Zahnrad-Symbol anklickt. Dazu später mehr.
Was aber nach der Ersteinrichtung immer im Dashboard angezeigt wird, sind Aufgaben und, je nach gebuchter Version und bei eingestellter Umsatzsteuerpflicht, eine Übersicht über die Umsatzsteuer.
Es besteht auch die Möglichkeit, der Steuerberaterin oder dem Steuerberater Zugriff zu gewähren. Wer das nicht tun möchte, kann diesen Kasten ausblenden.
Und hier zeigt sich die sehr gute Benutzerführung von lexoffice; nicht nur wird man gefragt, ob man bestimmte Dinge wirklich tun will, sondern man wird auch gleich informiert, wie man im Nachhinein an bestimmte Informationen oder Einstellungen herankommt.
Die blaue Infoleiste erscheint immer, wenn es gilt, die Benutzerin oder den Benutzer mit Informationen zu unterstützen. Natürlich lässt sie sich ausblenden.
Die Menüleiste
Ich stelle hier die umfangreichste Version Buchhaltung & Berichte vor. Die graue Menüleiste enthält also auch Einträge, die in den beiden kleineren Versionen fehlen, wie zum Beispiel GuV und EÜR.
Daten eingeben
Nach dem ersten Einloggen sollte man zunächst einmal die erforderlichen Eingaben machen, um mit der Software arbeiten zu können. Das Dashboard, wie schon weiter oben erwähnt, leistet hierbei gute Hilfestellung.
Firmendaten
Unter Firmendaten braucht man zunächst nur den Firmennamen und den eigenen Namen einzugeben. Die Angaben zum Unternehmen lassen sich später noch vervollständigen: zu den Detailangaben gelangt man über das Zahnrad rechts in der Menüleiste.
Hier lassen sich nun die Firmenangaben ergänzen.
Bankkonto
Praktisch ist es, dass man sein Bankkonto einbinden kann; so lassen sich direkt aus lexoffice heraus Rechnungen bezahlen, man hat den Kontostand jederzeit im Blick und außerdem ordnet lexoffice Belege und Umsätze automatisch zu. Das dient sehr gut dazu, den Überblick über die gesamten Finanzen zu behalten.
Die Einrichtung ist selbsterklärend, lexoffice macht es einem sehr einfach.
Rechnung erstellen
Am meisten Spaß bei der Buchhaltung dürfte wohl jeder selbstständigen Person das Schreiben und Verschicken von Rechnungen machen. Also wollte ich während meines Tests im Anschluss an die ersten notwendigen Eingaben gleich mal eine Rechnung schreiben.
Doch dann fiel mir ein, dass ich ja noch gar keine Kunden angelegt hatte. Das ist allerdings nicht tragisch, denn sie lassen sich auch an dieser Stelle eingeben.
Und genauso lassen sich auch an dieser Stelle Produkte oder Dienstleistungen neu eingeben. Wenn noch irgendwelche Angaben fehlen, macht lexoffice mit der bereits genannten blauen Infoleiste darauf aufmerksam. Nicht nur das, sondern es wird auch ein Link angeboten, auf den man klicken kann, um direkt zum Eingabeformular zu gelangen.
Da ich noch keine Finanzamtsdaten irgendwo eingegeben hatte, wurde ich bei der Rechnungserstellung sozusagen dazu »gezwungen« – und das ist sinnvoll, da eine Rechnung schließlich bestimmte gesetzliche Vorgaben erfüllen muss. Durch die Hilfestellungen von lexoffice kann man aber keine Angaben vergessen und sich somit sicher sein, die Rechnung auch gesetzeskonform zu erstellen.
Kontakte
Klickt man in der grauen Menüleiste auf *Kontakte*, kann man auf bereits eingegebene Kunden und Lieferanten zugreifen oder neue erstellen.
Praktisch finde ich, dass man die Maus über eine Kundennummer schweben lassen kann und dann sofort statistische Daten über diesen Kontakt in einem Lightbox-artigen Fenster sieht.
Kontakte importieren und exportieren
Wenn man bereits solche Daten zum Beispiel in einer Tabelle gespeichert hat (etwa Microsoft Excel oder LibreOffice Calc), kann man daraus diese Daten in eine CSV-Datei exportieren und diese wiederum in lexoffice importieren. So spart man sich, je nach Menge der Daten, viel zeitaufwändige Tipparbeit. Damit der Import auch klappt, stellt lexoffice eine Beispiel-CSV-Datei zur Verfügung, denn es müssen ja ganz bestimmte Felder in einer ganz bestimmten Reihenfolge vorliegen.
Umgekehrt lassen sich auch die Kontakte von lexoffice exportieren, wahlweise im CSV- oder vCard-Format – je nachdem, welches Format von der Anwendung, in die man diese Daten kopieren will, unterstützt wird (zum Beispiel Outlook, Thunderbird , Gmail, Excel, Calc).
Kontakte archivieren und löschen
Kontakte lassen sich auch archivieren; das dürfte sinnvoll sein, wenn zum Beispiel ein Lieferant nicht mehr existiert oder von einem Kunden keine Aufträge mehr zu erwarten sind.
Man kann Kontakte auch löschen. Ich kann mir allerdings kaum Fälle vorstellen, in denen man so etwas würde tun wollen – allenfalls bei »toten« Kontakten und nach zehn Jahren, wenn also die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen und Schriftverkehr verstrichen ist. Denkbar wären auch Anbahnungen (Leads), die nie zu Geschäftsabschlüssen geführt haben; aber auch die bewahre ich persönlich mir immer auf – vielleicht kommt so ein Interessent ja doch noch mal auf einen zu.
Finanzen
Im Bereich *Finanzen* lassen sich Überweisungen tätigen, Bankvorgänge einsehen und ein Kassenbuch führen.
Kassenbuch
In der umfangreichsten Version, *Buchhaltung & Berichte*, ist auch ein Kassenbuch enthalten. Ich finde es praktischer, alles in einer einzigen Anwendung zu haben, als das Kassenbuch zum Beispiel über die Tabellenkalkulation einer Office-Suite zu führen oder gar eine Zettelwirtschaft zu betreiben.
Buchhaltung
Der Bereich Buchhaltung ist nur in den Versionen Buchhaltung & Finanzen und Buchhaltung & Berichte enthalten und bietet in Buchhaltung & Finanzen folgende Bereiche:
- Offene Posten
- Kontenübersicht
- Buchungsübersicht
Buchhaltung & Berichte enthält noch mehr:
- Offene Posten
- Einnahme-Überschuss-Rechnung
- Gewinn- und Verlust-Rechnung
- Kontenübersicht
- Buchungsübersicht
- Anlagen
Wer seine Steuererklärung selber macht oder zumindest die Daten ordentlich aufbereitet der Steuerberaterin oder dem Steuerberater übergeben will, erhält also von lexoffice eine gute Unterstützung und kann unter Umständen beträchtliche Kosten für die Steuerberatung einsparen. Unterlagen im Schuhkarton jedenfalls dürften die Beratungskosten immens in die Höhe treiben …
Daten abrufen
Erfasste Daten lassen sich jederzeit über die Menüleiste einsehen. Dies erklärt sich meiner Meinung von selbst, weswegen ich es hier nicht näher erläutere.
Suchen
Was ich allerdings vermisst habe, ist eine Suchfunktion innerhalb des Bereiches *Kontakte*. Hat man zum Beispiel viele Kunden oder auch Lieferanten, wäre es wünschenswert, wenn man zum Beispiel nach Anfangsbuchstaben oder Ort selektieren könnte. Allerdings lassen sich die Spalten nach Kundennummer, Name, Adresse und auch Umsatz auf- oder absteigend sortieren. Sicherlich ist es eine gute Idee, die Kunden auch mal nach Umsatz zu sortieren, da man sich um die umsatzstärksten Kunden natürlich auch besonders kümmern sollte. Vielleicht möchte man umgekehrt aber auch die weniger kauffreudigen Kunden von Zeit zu Zeit mit besonderen Aktionen zu weiteren Käufen animieren.
Wenngleich man innerhalb der Kontakte auch keine Suchfunktion hat, kann man über die allgemeine, übergreifende Suche dennoch zum Ergebnis kommen. Diese findet man rechts in der Menüleiste.
So könnte es schneller gehen, einen Kontakt inmitten vieler Datensätze zu finden, zum Beispiel einen Kunden mit Anfangsbuchstaben M. Ohne die Suchfunktion müsste man bei einem großen Kundenbestand lange scrollen, um von A oder auch von Z bis zu M zu gelangen.
Fazit
Die SaaS-Anwendung lexoffice ist wunderbar benutzerfreundlich gestaltet. Die Oberfläche zeigt sich sehr aufgeräumt und ist intuitiv bedienbar. Man wird überall, wo es notwendig ist, auf verständliche Weise durchs Programm geführt. Tätigt man bestimmte Eingaben nicht, die aber zwingend notwendig sind, drängt einen das Programm dazu; und das ist auch sinnvoll, nämlich damit gesetzliche Vorgaben erfüllt werden, keine Datenlücken entstehen und auch ein flüssiges Arbeiten ermöglicht wird.
Die drei Versionen sind auf verschiedene Bedürfnisse zugeschnitten, wie oben genauer beschrieben wurde.
Gut finde ich, dass es keine Mindestvertragslaufzeit gibt; das Abo kann laut Anbieter jederzeit beendet werden. Durch die Exportmöglichkeit der Kontakte, Belege und Konten bleiben einem die Daten erhalten. Dies erscheint mir alles sehr fair und transparent. Und ist die Software gut, bleiben die Benutzer ja auch gern »freiwillig« dabei.
2018-12-15 um 14:13
Vielen Dank für den Beitrag. Ich finde es gut, wenn man Software für die Fibu auch an neutrale Personen verschickt. Ich vertraue deinem Urteil und deinem Beitrag mehr als reiner Werbung. Von daher vielen Dank. Ich bin im Moment auch auf der Suche und zumindest von der Software habe ich nun einen guten Eindruck!